Внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в высших учебных заведениях

Внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в высших учебных заведениях

Внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в высших учебных заведениях

Конкурентоспособность высших учебных заведений в условиях рыночной экономики напрямую зависит от качества принятия управленческих решений и эффективности системы управления. Основными критериями успеха управленческой деятельности становится уровень образования и рейтинг вузов, экономическая эффективность, правильная организация процессов обучения и научных исследований. Эти задачи в эпоху всеобщей информатизации общества и неотъемлемых потребностей в обработке и использовании разнообразной информации невозможно реализовать без решения проблемы автоматизации документооборота и контроля за выполнением управленческих решений.

Именно внедрение систем электронного документооборота позволит ликвидировать неэффективные затраты труда административного и преподавательского состава вузов.

Обоснование предложений по внедрению современных информационно-коммуникационных технологий в систему документооборота вузов технического профиля.

Ход исследования. Одним из важнейших условий успешного функционирования любого высшего учебного заведения является эффективный обмен документно-информационными потоками между структурными подразделениями, то есть наличие качественной системы документооборота и автоматизированных систем сбора и обработки данных.

Современная традиционная технология обработки документации имеет принципиальные ограничения

  1. Информация о документах и ​​ходе их выполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами в учреждении требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
  2. Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и не оперативным информацию о состоянии документов.
  3. Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных журналов и картотек, дублирующие друг друга, приводит к значительным объемам непроизводительных трудозатрат.

В современной учреждении компьютеры объединены в сеть. Это дает возможность централизованно контролировать выполнение делопроизводственных операций на рабочих местах и использовать сеть для пересылки документов и резолюций, то есть создать электронную систему документооборота.

Например охарактеризуем состояние документооборота в Одесском национальном политехническом университете (далее ОНПУ).

Попытки внедрения электронными документооборота велись в ОНПУ еще с середины 2000-х годов.

Были определены три направления возможного внедрения Информационно-справочной системы (далее ИСС):

— Построение ИСС на основе ERP-систем (Enterprise Resource Planning System — система управления ресурсами компании);

— Приобретение и внедрение распространенных программных продуктов в данной области;

— Разработка, внедрение и сопровождение собственных прикладных программных комплексов ИСС.

От первого пути почти сразу пришлось отказаться, поскольку недостатком такого подхода, кроме крайне высокой стоимости лицензии на ERP-систему, является значительная сложность процессов инсталляции и адаптации системы, неизбежно влечет за собой необходимость проведения консалтинговой поддержки, сопровождения и дополнительной инженерно-технической поддержки ИСС . Решение этих вопросов существенно увеличивает временные затраты на внедрение информационной системы и существенно увеличивает стоимость системы.

Поэтому сразу за основу был взят второй подход. Уже разработаны и широко распространенные программные продукты хотя и отличаются низкой стоимостью, однако их внедрение сдерживает наличие жестко регламентированных бизнес-процессов в рамках представленной системы без учета специфических особенностей документооборота и делопроизводства конкретного вуза.

В последние годы стало довольно распространенной практикой использования ОС Windows и MS Office и их дальнейших модификаций, в том числе и для задач делопроизводства и документооборота в университете. Но эти системы применялись без соответствующего системного анализа и методологии использования, поэтому способность к необходимым изменениям в управлении вузов оказалась низкой. При этом оставалась актуальной разработка единой методологической базы и адекватных решений по созданию комплексной системы электронного документооборота ОНПУ.

Читайте также  Конфликтное наполнения информации как фактор формирования мышления аудитории

В рамках третьего пути оказалось, что разработка собственной ИСС, адаптированной под систему управления и специфику указанного вуза, более оптимальной и гибкой с экономической, прикладной, инженерно-технической точек зрения и т.п.. Наиболее удачным результатом в этом направлении стала разработка и внедрение в общем отделе ОНПУ локальной информационно-справочной подсистемы Д1, которая получила название «Делопроизводство».

Подсистема Д1 предназначена для выполнения общих функций документационного обеспечения в общем отделе университета на участках регистрации и обработки входящих документов, приказов и распоряжений, а также регистрации удостоверений.

Основные возможности подсистемы:

— Регистрация и сохранение документа в системе в виде электронной регистрационной карточки (ЭРК) и, при необходимости, связанного с ней файла документа;

— Рассылка зарегистрированных в системе документов исполнителям для работы с электронной почты

— Поиск, просмотр и редактирование электронной регистрационной карточки (ЭРК) и файла документа, в соответствии с правами доступа пользователя;

— Контроль за исполнением документов;

— Печать реестров и журналов зарегистрированных документов;

— Печать удостоверений;

— Просмотр и редактирование справочной информации (в соответствии с правами доступа пользователя), что используется для выполнения описанных выше функций документационного обеспечения.

Для выполнения регистрационных функций в подсистеме созданы три основные картотеки, сохраняющие ЭРК входящих документов, приказов и распоряжений, удостоверений:

  1. Картотека получении.
  2. Картотека приказов и распоряжений.
  3. Картотека удостоверений.

Подсистема содержит набор классификаторов (справочников) для настройки на конкретную документационного деятельность предприятия и содержит:

— Справочник структурных подразделений ОНПУ;

— Справочник типов приказов;

— Справочник корреспондентов;

— Справочник организаций;

— Справочник должностных лиц ОНПУ.

Доступ пользователя к любой части системы обеспечивается введением его идентификатора и пароля.

Подсистема для поиска зарегистрированных документов позволяет выполнить следующие запросы:

— Поиск документов по дате регистрации;

— Поиск документов корреспондента и даты регистрации;

— Поиск документов по названию организации, от которой поступил документ;

— Поиск документов по кратким содержанием или исходящим номером;

— Поиск удостоверений по месту командировки;

— Поиск удостоверений по номеру командировки;

— Поиск удостоверения конкретного сотрудника.

Подсистема позволяет формировать:

— Реестры поступлений в ОНПУ корреспонденции за заданный промежуток времени;

— Реестры поступлений в ОНПУ корреспонденции по выбранному корреспондентом за заданный промежуток времени;

— Реестры выбранных типов приказов;

— Удостоверение;

— Журнал зарегистрированных удостоверений.

Подсистема работает под управлением операционной системы Windows XP и Microsoft Office 2002.

При работе с системой Д1 постепенно выяснились такие принципиальные требования:

— ИДС университета должна иметь функциональный характер и автоматизировать все основные направления образовательного процесса вуза, а также обеспечивать организацию свободного доступа всех клиентов системы (администрации, преподавателей, студентов, аспирантов и т.д.) к информационным ресурсам и базам данных и знаний, согласно определенной политики безопасности. В противном случае, существует наличие получить опасный вариант: «частичной» автоматизации, без возможности ее интеграции в других факультетских или университетских информационных ресурсов;

— В основе ИСС должна лежать единая (возможно, распределенная) база данных и знаний, создана на основе одной из коммерческих кроссплатформенный СУБД;

— ИДС должна обеспечивать единое информационное пространство всех подразделений вуза — факультетов (деканатов, кафедр), служб на базе разработанной системы требований и стандартов, по информатизации учебного процесса и создание учебных информационных ресурсов;

Читайте также  Социальная политика в системе современного менеджмента

— Пристальное внимание при разработке ИСС должно быть уделено вопросам информационной безопасности учебных ресурсов (разработка и внедрение политики безопасности согласно стандартам ISO, разграничение прав доступа, использования защищенного протокола передачи данных, выделенного соединения через VPN-сервер между удаленными клиентскими местами и локальной сетью, в которой размещены информационные ресурсы, создание демилитаризованных зон и зон информационной доверия и т.д.);

— ИС должна включать в себя приложения различной природы (Wmdows-приложения, Web-приложения и т.д.), исходя из характера определенных задач процесса обучения на основе единой системы требований и стандартов образовательной деятельности университета.

Дополнительные трудности по разработке и внедрению комплексными системы документооборота в вузе добавляет сопротивление со стороны персонала:

1) не слишком желательно относится к освоению новых, в частности, компьютерных средств коммуникации, в том числе, и в отношении их применения в автоматизированной системе документооборота;

2) привык требованиям традиционной системы документооборота и не желает менять своих привычек.

Однако, все это не снимает с повестки дня внедрение комплексной системы электронного документооборота всего учебного заведения, которая способна была бы обеспечить:

— Автоматизацию процессов регистрации документов, доставку отчетов о выполнении поручений;

— Автоматизацию работы специалистов по определенным регламентом обработки документов, поиск и отбор необходимой информации, рассылку обработанных документов для дальнейшей маршрутизации;

— Обмен документами между узлами корпоративной сети, унификацию технологических процедур прохождения, передачи и обработки документов, сбора, регистрации, накопления, обработку и анализ информации в узлах и обеспечения постоянной связи между узлами;

— Контроль за исполнением документов на основе оперативного отображения текущего состояния процессов делопроизводства, отклонений от плановых сроков, определения новых сроков завершения работ маршрутными схемами и заполнения перечней исполнителей и т.п.;

— Сбор данных о результатах выполнения, формирования на их основе аналитических и статистических отчетов и справок о документообороте и контроль за исполнением документов, формирования произвольных аналитических справок;

— Ведение системы классификаторов и справочников;

— Постоянное обновление и администрирование главной базы данных, обеспечение достоверности, возможность оперативного доступа и сохранения информационного фонда;

— Обеспечение надежного хранения всех версий документов и других информационных объектов, максимально удобная систематизация хранилища документов.

Вместе с узаконением подписи это дало бы возможность осуществить идеи безбумажной информатики и значительно повысить эффективность систем управления.

Если организовать движение документов по сети, то расходы, будут приходиться на использование сети, составят:

— Расходы на подключение и установку (но во всех подразделениях сеть уже установлена ​​и никаких расходов в связи с этим не предвидится)

— Набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату сотрудников университета;

— Печать — по необходимости пребывания документа в подразделении;

— Стоимость приложения.

Возможные затраты со временем, в связи с моральным и физическим старением оборудования

Имеющиеся в настоящее время системы автоматизации канцелярских учета документов вузов преимущественно представлены локальными версиями собственной разработки. Так называемые автоматизированные канцелярии малого масштаба с ограниченными функциональными возможностями не удовлетворяют современным требованиям существования системы документооборота. Необходимо внедрение комплексной, интегрированной информационно-аналитической системы, способной при существенном повышении эффективности документооборота, свести к минимуму перемещение бумажных носителей информации в системе управления вузом.

Похожее ...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *