Личные дела работников вашей компании это ваше личное дело!

Личные дела работников вашей компании это ваше личное дело!

Личные дела работников вашей компании это ваше личное дело!

Сотрудник ОК, сотруднику другого отдела: это мое личное дело, где хранится твое личное дело!

Личные дела термин, окутанный тайной еще с давних времен советского союза. Личные дела существуют в армиях, на предприятиях, в милиции, и повсюду где только можно! Что ж это такое, это личное дело работника? По сути своей, личное дело, это собрание документов или их копий. Которые касаются лично вас, и отражают вашу историю жизни в какой либо структуре (смотря к какой структуре относится это личное дело).

В нашем случае личное дело, это набор сведений о том, когда сотрудник был принят на работу, когда был переведен, когда и на сколько ходил в отпуск. Так же персональщики в той же папке (которая называется «личное дело») хранят личную анкету сотрудника, копии его документов (паспорт, идентификационный код), характеристику сотрудника (написанную в большинстве случаев собственноручно).

Нужна такая папка нам для большего удобства работы, папка отражает всю профессиональную биографию сотрудника на нашем предприятии. А так же, общее мнение о качествах личности, способностях, навыках и т.д. этого сотрудника. А еще, что не мало важно, там можно найти адрес и телефон сотрудника! В ситуации, когда сотрудников у вас более сотни, такая папка значительно упрощает работу. А именно, скорость поиска нужной информации.

И так, рассмотрим же поподробнее, какие именно документы хранят личные дела работников

А это, как мы уже сказали, отражение биографии работника, с точки зрения работодателя. Когда соискатель приходит к вам устраиваться на работу, он в первую очередь, заполняет специально разработанную анкету (где указывает обычно возраст, опыт работы, контактные данные и другие интересующие нас общие сведенья). Это первый документ, который ложится в личное дело.

Читайте также  Посткризисная работа с персоналом

Так же туда ложится протокол диагностики этого соискателя, если вы проводите какое либо тестирование, и характеристика. Которую вы должны писать по итогу собеседования. После того, как сотрудник получил согласие от руководителя на прием на работу. Он несет вам, в отдел кадров документацию, копии которой вы так же должны поместить в личное дело. А именно, это копия паспорта, идентификационного кода, диплома об образовании и довольно часто копируют страницы трудовой книги (в виду особенностей хранения трудовых книг, доступ к личному делу для вас гораздо проще чем к трудовой книге, а следовательно, и к той информации, которая в трудовой книге записана).

Так же, если работа связана с какими-либо допусками, или сотрудник имеет различного рода льготы, все копии документов (разрешающих, или свидетельствующих о праве на льготу) так же хранятся в личном деле. Договор о не разглашении коммерческой тайны, если таковой подписывается, так же хранится там, как и другие договора, касающиеся именно данного конкретного сотрудника. Так же тут хранится личная карта (государственно утвержденной формы п2) в которой собрана вся наиболее важная и часто нужная информация по сотруднику. В частности, там находится информация по тем приказам, которые уже были изданы, касательно этого сотрудника. Это особенно важно, поскольку приказы мы будем хранить в другом месте, и с другим порядком.

Таким образом, у нас собирается немаленькая стопка документации, закрепленная за определенным человеком

Каким же образом наиболее удобно хранить эти документы? Мой вам совет из личного опыта. Собирайте все эти документы в один файл, и верхним в этом файле вложите титульный лист, на котором будет информация, о том, что там внутри. Так на титульном листе будут данные о ФИО сотрудника, его должность, возраст и день рождения, перечень документов которые находятся в этом файле.

Читайте также  Тестирование персонала цели любого тестирования сотрудников

Так же удобно было бы сразу на титульном листе разместить список всех необходимых документов, и просто отмечать те, которые в личном деле работника присутствуют. Тогда глядя на титульный лист можно сразу определить, стоит ли искать внутри файла тот или иной документ, ведь возможно, в этом файле нет искомого. И таким образом, мы получаем стопку файлов, количеством соответствующим количеству официальных работников организации. Которые можно разложить в алфавитном порядке (по фамилиям), или сортировать по отделам и должностям (это уж как вам удобно). Личные дела, таким образом, прекрасно классифицируются и приобретают вид удобной библиотеки.

Так же не следует забывать, что вся информация, находящаяся в личных делах строго конфиденциальна

И не подлежит разглашению третьим лицам (в нашем случае может и не третьим. Поскольку по долгу службы официальный доступ к личным делам можете иметь не только вы).

Еще хотелось бы обратить внимание на то, что довольно часто, в организациях, где в отделе персонала работают два специалиста (персональщик и кадровик), каждый из них имеет свою библиотеку личных дел. У персональщика отсутствуют копии трудовой книги, паспортных данных, форма п2, но гораздо больше документаций. А также касающихся личных характеристик сотрудника, результатов тестирования, конкурсов на предприятии и т.п. У кадровика же, наоборот присутствуют только официальная документация по биографии сотрудника до приема на работу. И по его трудовому пути уже на предприятии. Это облегчает работу каждому, и несколько разгружает полки (хотя если посудить глобально, то бумаги у этих двоих специалистов уходит больше, чем если бы личные дела были общими). Ну что ж… Каждому свое!

Похожее ...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *