Кадровая документация, которую Вам придется вести

Кадровая документация, которую Вам придется вестиПередача дел ОК. Кадровая документация, которую Вам придется вести

И так, мы плавно подходим к логическому завершению нашей беседы о построении кадровой службы и всех процессов, с ней связанных. Хотелось бы сказать, что мы упустили еще две очень широких темы. Это тема кадровой документации, и тема корпоративной культуры. Продолжая уже начатый нами разговор, мы предполагаем, что кадровая документация все это время (пока мы строили и внедряли системы привлечения, отбора, адаптации, аттестации и мотивации) лежала на плечах бухгалтерии. Но нужно признаться, что это именно ваши обязанности, и бухгалтерия тут не при чем. Пришла пора передачи кадровой документации от бухгалтерии кадровой службе. Далее мы поговорим о передаче дел.

Какая же кадровая документация должна быть в распоряжении кадровой службы?

Тут можно ответить коротко вся! Но мы попробуем более широко и подробно ответить на этот вопрос.

Во-первых, у вас должны храниться нормативные акты. Это кадровая политика, положения об отделах, процедуры и алгоритмы коммуникаций (если такие есть), а так же должностные инструкции. Скорее всего, всех этих документов пока еще не существует, и создание их вам еще предстоит.

Читайте также  Характеристика на сотрудника, особенности документа

Бухгалтерия же занималась той кадровой документацией, которая обеспечивает законность отношений сотрудника и предприятия, а именно приказами. До этого момента все приказы издавались и хранились в бухгалтерии. Теперь пришло время передать эти полномочия вам.

Передача дел это не такое уж быстрое и простое дело, к сожалению

Вы должны принять:

– журнал приказов за последние два года минимум (за время до последней проверки из налоговой),
– согласно этому журналу, все приказы за этот период, соответственно всем приказам,
– все основания для этих приказов (в основном это будут заявления, но не только).

Когда вы получите все это добро, кадровая документация должна быть упорядочена так, чтобы вы в любой момент могли найти нужный вам документ и основание к нему.

Вместе с этим, вы наделяетесь полномочиями оформлять трудовые книги, и, конечно же, должны получить эти трудовые книги, и журнал регистрации трудовых книг. Нужно сразу заметить, что трудовые книги передаются обязательно по акту приема передачи. По этому вы, вместе с тем, кто вам их передает, должны пересчитать все трудовые книги, составить пофамильный список трудовых книг, и последних записей в них, и оформить все это в акт приема-передачи трудовых книг, и после того, как вы подпишите этот документ, вы можете забирать эти книги в свое распоряжение.

Читайте также  Важность и эффективность эйчаров в современном бизнесе

Так же точно просматривается и книга регистрации трудовых книг, и составляется список трудовых, которые должны хранится на предприятии (согласно книге регистрации). Этот список сравнивается с реальным списком присутствующих на предприятии книг, и итог этого сравнения заноситься в акт приема-передачи.

Стоит напомнить, что к хранению трудовых книг существуют определенные требования

И, если в вашем распоряжении нет сейфа, то принимать трудовые книги вы не имеете права, в силу того, что не имеете предусмотренных законом условий их хранения.

И так, передача дел произошла! Вам передали все эти документы, и вы имеете сейчас огромный напряг по этому поводу. На вас висит необъятный груз новых обязанностей и ответственностей, с которым я помогу вам справиться чуть позже, в следующих статьях.

П. С. В данной статье я обращаюсь к Вам, как к руководителю кадровой службы, и передача кадровой документации может происходить как единственному персональщику, представляющему кадровую службу, так и отдельно инспектору ОК, недавно взятому на работу в кадровую службу.

Похожее ...

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о