Личные дела работников вашей компании это ваше личное дело!

Личные дела работников вашей компании это ваше личное дело!

Сотрудник ОК, сотруднику другого отдела: это мое личное дело, где хранится твое личное дело!

Личные дела термин, окутанный тайной еще с давних времен советского союза. Личные дела существуют в армиях, на предприятиях, в милиции, и повсюду где только можно! Что ж это такое, это личное дело работника? По сути своей, личное дело, это собрание документов или их копий. Которые касаются лично вас, и отражают вашу историю жизни в какой либо структуре (смотря к какой структуре относится это личное дело).

В нашем случае личное дело, это набор сведений о том, когда сотрудник был принят на работу, когда был переведен, когда и на сколько ходил в отпуск. Так же персональщики в той же папке (которая называется «личное дело») хранят личную анкету сотрудника, копии его документов (паспорт, идентификационный код), характеристику сотрудника (написанную в большинстве случаев собственноручно).

Нужна такая папка нам для большего удобства работы, папка отражает всю профессиональную биографию сотрудника на нашем предприятии. А так же, общее мнение о качествах личности, способностях, навыках и т.д. этого сотрудника. А еще, что не мало важно, там можно найти адрес и телефон сотрудника! В ситуации, когда сотрудников у вас более сотни, такая папка значительно упрощает работу. А именно, скорость поиска нужной информации.

И так, рассмотрим же поподробнее, какие именно документы хранят личные дела работников

А это, как мы уже сказали, отражение биографии работника, с точки зрения работодателя. Когда соискатель приходит к вам устраиваться на работу, он в первую очередь, заполняет специально разработанную анкету (где указывает обычно возраст, опыт работы, контактные данные и другие интересующие нас общие сведенья). Это первый документ, который ложится в личное дело.

Так же туда ложится протокол диагностики этого соискателя, если вы проводите какое либо тестирование, и характеристика. Которую вы должны писать по итогу собеседования. После того, как сотрудник получил согласие от руководителя на прием на работу. Он несет вам, в отдел кадров документацию, копии которой вы так же должны поместить в личное дело. А именно, это копия паспорта, идентификационного кода, диплома об образовании и довольно часто копируют страницы трудовой книги (в виду особенностей хранения трудовых книг, доступ к личному делу для вас гораздо проще чем к трудовой книге, а следовательно, и к той информации, которая в трудовой книге записана).

Так же, если работа связана с какими-либо допусками, или сотрудник имеет различного рода льготы, все копии документов (разрешающих, или свидетельствующих о праве на льготу) так же хранятся в личном деле. Договор о не разглашении коммерческой тайны, если таковой подписывается, так же хранится там, как и другие договора, касающиеся именно данного конкретного сотрудника. Так же тут хранится личная карта (государственно утвержденной формы п2) в которой собрана вся наиболее важная и часто нужная информация по сотруднику. В частности, там находится информация по тем приказам, которые уже были изданы, касательно этого сотрудника. Это особенно важно, поскольку приказы мы будем хранить в другом месте, и с другим порядком.

Таким образом, у нас собирается немаленькая стопка документации, закрепленная за определенным человеком

Каким же образом наиболее удобно хранить эти документы? Мой вам совет из личного опыта. Собирайте все эти документы в один файл, и верхним в этом файле вложите титульный лист, на котором будет информация, о том, что там внутри. Так на титульном листе будут данные о ФИО сотрудника, его должность, возраст и день рождения, перечень документов которые находятся в этом файле.

Так же удобно было бы сразу на титульном листе разместить список всех необходимых документов, и просто отмечать те, которые в личном деле работника присутствуют. Тогда глядя на титульный лист можно сразу определить, стоит ли искать внутри файла тот или иной документ, ведь возможно, в этом файле нет искомого. И таким образом, мы получаем стопку файлов, количеством соответствующим количеству официальных работников организации. Которые можно разложить в алфавитном порядке (по фамилиям), или сортировать по отделам и должностям (это уж как вам удобно). Личные дела, таким образом, прекрасно классифицируются и приобретают вид удобной библиотеки.

Так же не следует забывать, что вся информация, находящаяся в личных делах строго конфиденциальна

И не подлежит разглашению третьим лицам (в нашем случае может и не третьим. Поскольку по долгу службы официальный доступ к личным делам можете иметь не только вы).

Еще хотелось бы обратить внимание на то, что довольно часто, в организациях, где в отделе персонала работают два специалиста (персональщик и кадровик), каждый из них имеет свою библиотеку личных дел. У персональщика отсутствуют копии трудовой книги, паспортных данных, форма п2, но гораздо больше документаций. А также касающихся личных характеристик сотрудника, результатов тестирования, конкурсов на предприятии и т.п. У кадровика же, наоборот присутствуют только официальная документация по биографии сотрудника до приема на работу. И по его трудовому пути уже на предприятии. Это облегчает работу каждому, и несколько разгружает полки (хотя если посудить глобально, то бумаги у этих двоих специалистов уходит больше, чем если бы личные дела были общими). Ну что ж… Каждому свое!